כידוע, מטרתה של הנהלת חשבונות הינה לספק מידע פיננסי מדויק ואמין לצורך קבלת החלטות עסקיות, וכן ליידע אילו פקודות יומן משמשות כבסיס להכנת דו"חות כספיים, אשר מהווים כלי מרכזי בתחום הנהלת חשבונות. כל אלו יחדיו מסייעים לכל עסק, בכל סדר גודל ומכל סוג, לעקוב אחר הפעילות העסקית שלו ובמקביל להכין דו"חות מדויקים, כאלו שבין היתר מובילים לקבלת החלטות רווחיות.
אז אם גם העסק שלכם נעזר בשירותי הנהלת חשבונות, אתם מוזמנים לקבל הצצה אל מאחורי הקלעים, להבין אלו פקודות יומן עשויות להיות רלוונטיות עבור העסק שלכם, על מה חשוב להקפיד ואף כיצד ניתן להתייעל, וכן ללמוד על כמה סוגיות נפוצות בתחום הנהלת חשבונות ופקודות יומן, שיסייעו לכם לקחת את רמת הנהלת החשבונות בחברה שלכם כמה צעדים משמעותיים קדימה – מתחילים!
סוגי הנהלת חשבונות
ראשית כל, לפני שנדבר על פקודות יומן ועל סוגיות שונות שעלולות להוות בעיה כלכלית לעסק, בואו נכיר את סוגי הנהלת החשבונות הקיימים, אשר מתחלקים לשני סוגים עיקריים ומשלימים של הנהלת חשבונות:
- הנהלת חשבונות פיננסית: כאן נעסוק בנתונים הכספיים של העסק, כגון רישום עסקאות, ניהול ספרים והכנת דו"חות כספיים.
- הנהלת חשבונות ניהולית: הנהלת חשבונות מסוג זה עוסקת בניתוח הנתונים הכספיים, לצורך קבלת החלטות כלכליות.
כפי שאולי ניתן להניח, הנהלת חשבונות הינה מורכבת ועלולה להיות מעט מסובכת, אך בגדול כוללת את ארבעת הנדבכים הבאים:
- רישום עסקאות: הנהלת החשבונות אחראית על רישום מדויק של סך העסקאות, לרבות רכישות, מכירות, תשלומים, הכנסות והוצאות.
- ניהול ספרים: הנהלת חשבונות אחראית על ניהול ספרים פיננסיים (כוללים את מרב הנתונים הכספיים של העסק).
- הכנת דו"חות כספיים: הנהלת חשבונות אחראית על הכנת דו"חות כספיים, כגון דו"ח רווח והפסד, מאזן ודו"ח תזרים מזומנים וכדומה, ועל כן הנהלת חשבונות מהווה חלק אינטגרלי ומשמעותי מסך הפרוצדורה.
- ביקורת חשבונות: במטרה לוודא דיוק ואמינות של סך הנתונים הכספיים, הנהלת חשבונות אחראית לבצע ביקורת נתונים באופן תדיר.
פקודות יומן – נעים להכיר
לאחר שהכרנו את תחום הנהלת החשבונות, בואו נעבור לפקודות יומן. ובכן כידוע, בתחום הנהלת חשבונות קיימות מבחר פקודות יומן רלוונטיות. אלו מסייעות להצליב מידע בין סך העסקאות, לבין שורה של אלמנטים משלימים. מעבר לכך, הנהלת חשבונות מסייעת לנהל מעקב צמוד אחר סך ההוצאות, תוך כדי הקפדה על הפרדה לתתי קטגוריות משלימות. כך למשל נהוג להפריד בין הוצאה מראש, הוצאה לשלם, הוצאה מוכרת, הוצאה מוכרת חלקית וכדומה.
באשר לנתונים שנדרש למלא, נציין שהנתונים הנפוצים ביותר נוגעים לסוג התנועה, תאריך אסמכתא, מס' ושם חשבון חובה/חשבון זכות, תאריך אסמכתא, פרטי תנועה, סכום ופרטי משתמש.
לרשותכם מספר דוגמאות לפקודות יומן רלוונטיות עבור הנהלת חשבונות:
- פקודת יומן לרכישת סחורה: פקודה רלוונטית כאשר רוכשים סחורה מצד שלישי.
- פקודת יומן למכירת סחורה: פקודה רלוונטית כאשר העסק מוכר סחורה ללקוח.
- פקודת יומן לקבלת תשלום: פקודה רלוונטית כאשר העסק מקבל תשלום מלקוח.
- פקודת יומן לתשלום לספק: פקודה רלוונטית כאשר העסק משלם לספקים.
בהתאם לכך, רישום פקודות יומן הוא למעשה ביצוע מעקב מסודר, עקבי ומדויק אחר פקודות יומן שמתבצעות בחברה, זאת לצורך התנהלות נכונה ויעילה של הנהלת חשבונות.
נשמע לכם מוכר? הנה כמה סוגיות נפוצות בניהול הנהלת חשבונות ורישום פקודות יומן
- סוגיה ראשונה: בית העסק מקבל כסף בתאריך קבוע עבור העסקאות שביצע בחודש שעבר + תשלום עבור עסקאות תשלומים ישנות, אך לא יודע לזהות את העסקאות הספציפיות בתוך התשלום הכללי ולסגור אותן בספרים. הנהלת החשבונות לא מקבלת פירוט מלא מחברת האשראי.
פתרון: באמצעות כלים טכנולוגיים תקבלו פירוט מדויק אודות כל עסקה שקיבלתם עליה תשלום בתאריך הזיכוי.
- סוגיה שנייה: הנהלת החשבונות מקבלת פירוט מלא, אך הוא מסורבל מאוד, מכיל דפים רבים, וקשה לה למצוא בו את הידיים והרגליים ולהבין מה בדיוק נכתב בו ומה המשמעות שלו.
פתרון: תקבלו פירוט נוח וברור של כל העסקאות.
- סוגיה שלישית: הנהלת החשבונות מתקשה בתהליך סגירת העסקאות בספרים, ומבזבזת זמן רב מדי בהקלדת חשבוניות ורישום עמלות ופקודות יומן.
פתרון: רישום פקודות יומן וסגירת ספרים יתבצעו באופן אוטומטי וכך תחסכו זמן רב למחלקת הנהלת החשבונות.
- סוגיה רביעית: מחלקת הנהלת החשבונות לא יודעת אילו עסקאות הושלמו ואילו טרם הושלמו ואולי דורשות טיפול נוסף, היא לא יודעת לזהות שוברים פתוחים וכתוצאה מכך העסק מאבד כסף רב.
פתרון: תדעו בדיוק אילו עסקאות הושלמו בהצלחה והתקבל עבורן תשלום. כך תוכלו לזהות את כל השוברים הפתוחים וכל העסקאות המצריכות טיפול נוסף.
- סוגיה חמישית: הנהלת החשבונות איננה מודעת להכחשות עסקה שבוצעו.
פתרון: תקבלו התראה מייד כאשר הלקוח מבצע הכחשת עסקה ואת המידע הדרוש כדי לפנות אליו ולהסדיר את הסוגייה או לחילופין לעצור את אספקת השירות או הסחורה.
- סוגיה שישית: הנהלת החשבונות איננה מודעת לעסקאות שלא שודרו כראוי ולא התקבלו, ונרשמו בחברת האשראי באופן מוצלח בשל טעות אנוש או תקלה טכנית.
פתרון: תוכלו לנטר ולעקוב אחר כל העסקאות שהעסק שלכם ביצע, לוודא שהן נרשמו בהצלחה בחברת האשראי והתקבל עבורן תשלום מדויק בחשבון הבנק.
- סוגיה שביעית: העסק מתקשה לעמוד בדרישות מע"מ ומתקשה לספק דיווח מפורט למע"מ (PCN)
פתרון: תוכלו לעמוד בדרישות מע"מ ולספק דוחות דו-חודשיים מדויקים ומפורטים להפליא.
לא רק בעיות: כך תוכלו לייעל בעצמכם את הנהלת החשבונות בעסק
לצד הפתרונות האידיאלים אותם ניתן לקבל בעזרת שימוש נכון ברישום פקודות יומן וכלים טכנולוגיים כאלו ואחרים אשר תוכלו למצוא אצלנו בקרדיטמאץ', ישנם מספר טיפים שתוכלו לבצע על מנת לייעל את הנהלת החשבונות בעצמכם כבר מעכשיו:
- בידוק יסודי – ממש כפי שפעולת התאמות כרטיסי אשראי מעניקה בקרה מלאה על סך פעילות האשראי בזמן אמת, ובכך מאפשרת בעת הצורך להכריז על הכחשת עסקה, כך גם כאן בדיקה מדוקדקת של פקודות יומן מסייעת בזמן אמת לזהות שגיאות ולמנוע אי דיוקים בנתונים הכספיים.
- דיוק – הקפידו על רישום מדויק של סך הפרטים הנדרשים בפקודת היומן. כולל זיהוי של חשבון חובה, חשבון זכות, סכום ותאריך.
- ניסוח – על מנת שניתן יהיה להבין כראוי את העסקה המתועדת, התיאור בפקודת היומן צריך להיות ברור ומדויק.
- מעקב כרונולוגי – רישום כרונולוגי של פקודות יומן מסייע לעקוב כנדרש אחר סך הפעילות העסקית.
כיצד תשיגו את כל זה? באמצעות CrediMatch – מערכת טכנולוגית אוטומטית לביצוע התאמות אשראי
השלב הראשון: בדיקה והשוואה יעילה ומהירה מול חברת האשראי
בשפה המקצועית קוראים לשירות הזה "התאמות כרטיסי אשראי". המשמעות הפרקטית היא ביצוע השוואה בין כל העסקאות שהעסק או החברה שלכם ביצעו, ברמת השובר הבודד, אל מול הנתונים והדוחות של חברות האשראי. מדובר בבדיקה ממוחשבת של כל עסקה שנרשמה מול חברת האשראי, כך שתוכלו לדעת שהיא התקבלה ונרשמה בהצלחה והתקבל עבורה תשלום בחשבון הבנק.
השלב השני: רישום פקודות יומן וסגירה אוטומטית ומדויקת של ספרי הנהלת החשבונות
ביצוע תהליך ההתאמה בתוך ספרי הנהלת החשבונות של העסק וסגירת העסקאות הרלוונטיות במערכת הנהלת החשבונות של העסק כמו חשבשבת, מודול הנהלת חשבונות במערכת ERP או SAP.
בסופו של יום, באמצעות כלים טכנולוגיים ייחודיים תקבלו פירוט מדויק של כל העסקאות שבצעתם, כל העסקאות שהתקבל עבורן תשלום בחשבון הבנק וכל העסקאות המצריכות טיפול נוסף.
מדובר בסגירת מעגל מלאה של עולם הנהלת החשבונות בתוך הספרים. באמצעות CrediMatch תקבלו שירות התאמות כרטיסי אשראי + שירות רישום פקודות יומן באופן נוח, מדויק ומותאם אישית אליכם.
כך תחסכו זמן רב להנהלת חשבונות, תמנעו אובדן כספים, תייעלו את ההתנהלות העסקית, תעמדו בדרישות מע"מ ותשדרגו באופן משמעותי את ניהול החשבונות של העסק או החברה.
פנו אלינו כעת דרך האתר או במספר הטלפון 073-2725050 לקבלת ייעוץ אישי ללא עלות ותיאום הדגמה אישית.
תוכן עניינים
מאמר זה נכתב על ידי עוז יניב, רו"ח עם ניסיון של שנים בעולם האשראי והבנה עמוקה על תהליך האשראי בישראל.
