מס' הבהרות בתחום הנהלת חשבונות פקודות יומן 

כידוע, מטרתה של הנהלת חשבונות לספק מידע פיננסי מדויק ואמין לצורך קבלת החלטות עסקיות, ואילו פקודות יומן משמשות כבסיס להכנת דו"חות כספיים – מהוות כלי מרכזי בתחום הנהלת חשבונות. כל זאת ביחד מסייע לכל סדר גודל וסוג של עסק לעקוב אחר הפעילות העסקית ובמקביל להכין דו"חות מדויקים, כאלו שבין היתר מובילים לקבלת החלטות רווחיות.

גם העסק שלכם נעזר בשירותי הנהלת חשבונות? מוזמנים לקבל הצצה אל מאחורי הקלעים, להבין אלו פקודות יומן עשויות להיות רלוונטיות עבור העסק שלכם, על מה חשוב להקפיד ואף כיצד ניתן להתייעל – מתחילים!

סוגי הנהלת חשבונות

ראשית נציין שקיימים שני סוגים עיקריים ומשלימים של הנהלת חשבונות:

  1. הנהלת חשבונות פיננסית: כאן נעסוק בנתונים הכספיים של העסק, כגון רישום עסקאות, ניהול ספרים והכנת דו"חות כספיים.
  2. הנהלת חשבונות ניהולית: הנהלת חשבונות מסוג זה עוסקת בניתוח הנתונים הכספיים, לצורך קבלת החלטות כלכליות.

פקודות יומן – נעים להכיר

כידוע, בתחום הנהלת חשבונות קיימות מבחר פקודות יומן רלוונטיות. אלו מסייעות להצליב מידע בין סך העסקאות, לבין שורה של אלמנטים משלימים. מעבר לכך, הנהלת חשבונות פקודות יומן מסייעת לנהל מעקב צמוד אחר סך ההוצאות, תוך כדי הקפדה על הפרדה לתתי קטגוריות משלימות. כך למשל נציין שנהוג להפריד בין הוצאה מראש, הוצאה לשלם, הוצאה מוכרת, הוצאה מוכרת חלקית וכדומה. 

באשר לנתונים שנדרש למלא, נציין שהנתונים הנפוצים ביותר נוגעים לסוג התנועה, תאריך אסמכתא, מס' ושם חשבון חובה/חשבון זכות, תאריך אסמכתא, פרטי תנועה, סכום ופרטי משתמש.

לרשותכם מספר דוגמאות לפקודות יומן רלוונטיות עבור הנהלת חשבונות:

  • פקודת יומן לרכישת סחורה: פקודה רלוונטית כאשר רוכשים סחורה מצד שלישי.
  • פקודת יומן למכירת סחורה: פקודה רלוונטית כאשר העסק מוכר סחורה ללקוח.
  • פקודת יומן לקבלת תשלום: פקודה רלוונטית כאשר העסק מקבל תשלום מלקוח. 
  • פקודת יומן לתשלום לספק: פקודה רלוונטית כאשר העסק משלם לספקים. 

המרכיבים העיקריים שמאחורי הנהלת חשבונות

עתה לאחר שעשינו סדר, נעבור להסביר שהנהלת חשבונות אומנם מורכבת, אך בגדול כוללת את ארבעת הנדבכים הבאים:

  • רישום עסקאות: הנהלת החשבונות אחראית על רישום מדויק של סך העסקאות, לרבות רכישות, מכירות, תשלומים, הכנסות והוצאות.
  • ניהול ספרים: הנהלת חשבונות אחראית על ניהול ספרים פיננסיים (כוללים את מרב הנתונים הכספיים של העסק).
  • הכנת דו"חות כספיים: הנהלת חשבונות אחראית על הכנת דו"חות כספיים, כגון דו"ח רווח והפסד, מאזן ודו"ח תזרים מזומנים וכדומה, ועל כן הנהלת חשבונות פקודות יומן מהווה חלק אינטגרלי ומשמעותי מסך הפרוצדורה.
  • ביקורת חשבונות: במטרה לוודא דיוק ואמינות של סך הנתונים הכספיים, הנהלת חשבונות אחראית לבצע ביקורת נתונים באופן תדיר.

טיפים להתייעלות

על מנת להרוויח את המרב, היעזרו בטיפים הבאים:

  • בידוק יסודי – ממש כפי שפעולת התאמות כרטיסי אשראי מעניקה בקרה מלאה על סך פעילות האשראי בזמן אמת, ובכך מאפשרת בעת הצורך להכריז על הכחשת עסקה, כך גם כאן בדיקה מדוקדקת של פקודות יומן מסייעת בזמן אמת לזהות שגיאות ולמנוע אי דיוקים בנתונים הכספיים.
  • דיוק – הקפידו על רישום מדויק של סך הפרטים הנדרשים בפקודת היומן. כולל זיהוי של חשבון חובה, חשבון זכות, סכום ותאריך.
  • ניסוח – על מנת שניתן יהיה להבין כראוי את העסקה המתועדת, התיאור בפקודת היומן צריך להיות ברור ומדויק.
  • מעקב כרונולוגי – רישום כרונולוגי של פקודות יומן מסייע לעקוב כנדרש אחר סך הפעילות העסקית.

מקווים שעזרנו, בהצלחה!

תוכן עניינים

שתפו את הכתבה
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on linkedin
יניב עוז
יניב עוז

מאמר זה נכתב על ידי עוז יניב, רו"ח עם ניסיון של שנים בעולם האשראי והבנה עמוקה על תהליך האשראי בישראל.

ממליצים על מערכת התאמות אשראי