הקיום התקין של עסק מותנה בעובדה שרף ההכנסות שלו יהיה גבוה מההוצאות. המשוואה הזו היא כמובן משוואה פשוטה שנכונה לכל גוף כלכלי באשר הוא, אולם בכל הנוגע לעסקים לעיתים הגבול בין ההוצאות להכנסות נהיה קצת מטושטש, מה שעלול בטווח הרחוק להוביל לפגיעה בעסק. הכלי שנועד לסייע לכם להבין מה בדיוק היחס בין השניים הללו הוא ניתוח תזרים מזומנים ואנחנו כאן כדי לספר לכם את כל מה שחשוב לדעת עליו.
ניתוח תזרים מזומנים – מהו בדיוק
ניתוח תזרים מזומנים הוא דו"ח מפורט שבו נכללים כל ההוצאות וההכנסות של העסק. תזרים מזומנים כולל מצד אחד כל ההכנסות של העסק, כלומר פירוט העסקאות שבוצעו בו, ומנגד, הוא כולל גם את כל המקרים שבהם העסק הוא זה שהוציא כסף. הדו"ח מעניק לקורא שלו את היכולת לעקוב אחרי הפעילות הפיננסית בעסק בדיוק מקסימלי, כך שבתור כלי להתייעלות עסקית אי אפשר לוותר עליו.
פערים בתזרים
כמו בכל הנפקה של דו"ח, גם כאשר אנחנו מנפיקים דו"ח תזרים מזומנים יש לבדוק שהנתונים שמופיעים בדו"ח הם באמת אלו שתואמים למציאות. אחד המקומות שבהם עלולים להתגלות פערים משמעותיים הוא בעסקאות שבוצעו בעזרת כרטיסי אשראי. כל עסקה שבוצעה בעסק בעזרת כרטיס אשראי, אמורה להיות רשומה אצל חברת האשראי בתור עסקה שאושרה. למרבה הצער, לא תמיד כך הם פני הדברים.
כדי למצוא את כל המקרים שבהם יש פער בין הנתונים בעסק לבין אלו שיש אצל חברת אשראי, יש צורך לבצע התאמות אשראי. בעוד שבעבר התאמות אשראי היו מבוצעות בצורה ידנית ולקחו הרבה מאוד זמן, כיום ניתן להכניס לעסק מערכת אוטומטית שיודעת לבצע התאמות מול כל חברות האשראי, וכך למנוע מצב שבו עסקאות שנרשמו אצלכם בעסק בתוך כאלו שהכניסו אליו כסף, מתבררות כעסקאות לא מאושרות בחברת האשראי.
הכחשת עסקה
לאור העובדה שרובן המוחלט של העסקאות כיום נעשות בעזרת כרטיס אשראי, אנו עדים למצב חדש שבו מתבצעת הכחשת עסקה. לקוח יכול לפנות לחברת האשראי ולהודיע שעסקה מסוימת שבוצעה בכרטיס שלו לא נעשתה בידיעתו, וכך לאחר זמן מה חברת האשראי תבטל את החיוב. גם כאן למעשה מתגלה פער בין ניתוח תזרים מזומנים של עסק שבו העסקה הזו מופיעה, לבין המציאות שבה חברת האשראי לא מאשרת את העסקה הזו. מערכת חכמה תוכל לנטר במהירות את העסקה שמוכחשת, ותעזור לכם להגיע להבנות מול חברת האשראי בצד של מי נמצא הצדק.
איך מבצעים ניתוח תזרים מזומנים ביעילות
כדי לבצע ניתוח תזרים מזומנים בצורה יעילה, הדבר הכי חשוב הוא לתעד באופן מדויק את כל הפעילות העסקית. כיום ישנן מערכות חכמות שיודעות איך להכניס את פקודות יומן העסק לדו"ח מפורט. כך תוכלו לעקוב באופן ישיר אחרי מה שקורה בעסק, וכמובן לא לחכות להנפקת הדו"ח כדי לשים לב לעסקאות שלא מאושרות, או לדברים אחרים שעלולים להתברר כבעיה כאשר תיגשו לבצע ניתוח תזרים.
את הניתוח עצמו מומלץ לבצע על ידי מערכת טכנולוגית ייעודית, כדי לוודא שאתם עומדים בכל הדרישות של החוק. לעיתים הרשויות הן אלו שדורשות מכם את ניתוח התזרים, או לחילופין משקיעים ולקוחות שירצו לראות מה בדיוק טיב העסק שלכם. חשוב שיהיה לכם דו"ח מפורט של תזרים המזומנים, כך שתוכלו להסביר כל אחד מהרכיבים שלו.
לסיכום
בכל עסק, ניתוח תזרים מזומנים הוא אחד הדברים הכי חשובים. הניתוח הוא זה שמאפשר לכם להבין מה בדיוק מקורות ההכנסה של העסק, האם כל העסקאות שהעסק ביצע חוקיות והניבו לו את ההכנסה המצופה וכמובן מהי רמת ההכנסה שלו. כדי להצליח בניתוח מומלץ לעשות שימוש במערכת שמבצעת את הניתוח באופן אוטומטי.