אוטומציה של הנהלת חשבונות- מהפכת הניהול הפיננסי של העסק

תשכחו מהררי הניירת של חשבוניות וקבלות, תשכחו מאובדן מסמכים ומחוסר יכולת לשלוט עליהם – העידן החדש של הנהלת החשבונות בכל עסק, מהקטן ביותר ועד ארגוני ענק, עובר לאוטומציה חשבונאית מלאה שחוסכת זמן יקר וכסף ומאפשרת דיוק, שליטה ובקרה באמצעות הטכנולוגיות המתקדמות ביותר. כך עושים זאת בקלות ובמהירות  

הנהלת החשבונות הישנה והסבוכה עדיין כאן, גם בשנות העשרים של המאה ה-21, אבל התמונה הזו של איסוף חשבוניות לקוחות, ספקים, וכמובן הוצאות העסק מדי חודש כדי להעביר אותן לרואה החשבון, שיעבור עליהן אחת-אחת ויקליד אותן למערכת הנהלת החשבונות שלו – הולכת ונעלמת. עם השתכללות האוטומציה החשבונאית משתנה גם תפיסת הניהול הפיננסי שלנו. 

אחזקת חשבונאות בענן, אפליקציות סריקה ושיגור מסמכים ושלל פתרונות אוטומטיים לייעול התהליכים הפיננסיים – כל אלה מסייעים לשפר את העבודה ואת השליטה על המסמכים, להגביר את היעילות של העסק ולשחרר את בעליו מבזבוז שעות יקרות על פרוצדורות הנהלת חשבונות שבמהלכן גם אובדים מסמכים, מאחרים בהגשת הדוחות, ועוד רעות חולות הנובעות מטעויות אנוש המתאימות לעידן הקודם של תפעול העסק.

הטכנולוגיה ההולכת ומתפתחת בצעדי ענק אקספוננציאליים הופכת כבר כיום את האוטומציה של הנהלת החשבונות לכלי הכרחי עבור כל עסק וארגון המבקש להשיג יתרון תחרותי בסביבה העסקית הגלובלית של ימינו – החל מעסק פרטי קטן, עבור בסטארטאפים המבקשים להגדיל את יעילותם ולהשתלב במרחב העסקי, וכלה בארגוני ענק מבוססים שרוצים לייעל את פעילותם ורווחיהם כדי לצמוח בשוק העולמי.

מהי אוטומציה של הנהלת חשבונות

אוטומציה חשבונאית כרוכה בשימוש בתוכנות, באפליקציות ובאלגוריתמים מתקדמים לביצוע מספר עצום של משימות פיננסיות של הזנת נתונים והתאמה לדיווח ולניתוח פיננסי. מחשבוניות דיגיטליות ועד לסריקת מסמכים ממוחשבת, מטכנולוגיות מבוססות ענן שמסייעות לגשת לנתונים מכל מקום ומכשיר וחוסכות משאבי זמן, כוח האדם וכסף יקרים וכלה בהגנה על הסביבה בשל החיסכון בבזבוז נייר מיותר.

האוטומציה של הנהלת החשבונות מסייעת לעסק לאסוף חשבוניות ומסמכים, לנתח אותם, לסרוק אותם ולהזרים פקודות יומן אוטומטיות למערכת הנהלת החשבונות. בדרך זו ניתן לנתח את החשבוניות ויתר המסמכים בצורה קלה ומהירה, נטולת טעויות. כל המסמכים שהוזנו נמצאים בארכיב דיגיטלי, וניתן להחתים אותם כדי שיהוו מקור קביל על מס הכנסה.

יתרונות האוטומציה החשבונאית

* זירוז הכנת הדיווחים החשבונאיים: במקום בזבוז זמן ומשאבים על משימות שגרתיות כמו הזנת נתונים ידנית המערכת האוטומטית מייעלת את פעילות הארגון.

* מניעת טעויות: הנהלת החשבונות המסורתית פתחה פתח להמון טעויות אנוש, שלהן עלולות היו להיות השלכות פיננסיות מרחיקות לכת. 

* חיסכון: במקום בזבוז זמן ומשאבים הארגון יכול להקצות מחדש משאבים יקרי ערך למאמצים אסטרטגיים יותר.

* שיפור הדיוק והאמינות של הנתונים הפיננסיים: בעזרת אלגוריתמים מתקדמים ולמידת מכונה התהליך האוטומטי של הנהלת החשבונות מסוגל לזהות באופן מיידי אי-התאמות וחריגות ברשומות הפיננסיות בדיוק גדול פי כמה וכמה מהפקידה שממנה רואה החשבון למיין את המסמכים ושל הרו"ח עצמו לעקוב אחר כל המסמכים – בעיקר כשמדובר בארגונים גדולים. בהתאם לדיוק זה הארגון יכול לקבל החלטות מושכלות הרבה יותר.

* הפחתת הסיכון לקבל קנסות: אי-עמידה בזמני ההגשה של הדוחות החודשיים/שנתיים גוררת כמובן קנסות וריביות מצד הרשויות. היות שגם הטכנולוגיות של הרגולטורים הולכות ומשתכללות, ואיתן גם יכולת המעקב והפיקוח שלהם, ולצד חוקי מס שנעשים יותר ויותר מורכבים – הרי הבטחת העמידה בצורת הגשת הדוחות ובלוח הזמנים היאות היא חלק ממה שפתרונות האוטומציה החשבונאית מציעים לארגון. 

* יכולת מעקב של הארגון אחרי הביצועים הפיננסיים שלו: האוטומציה החשבונאית מאפשרת לארגון לעקוב בצורה מדויקת אחרי ביצועיו הפיננסיים, ומכאן שגם מסייעת לו במינוף כלי ניתוח הנתונים ובהפקת דוחות מקיפים, זיהוי מגמות והגעה לתובנות המניעות צמיחה עסקית. בין היתר באמצעות יכולות מתקדמות הרבה יותר להעריך את הרווחיות, לנטר תזרים מזומנים או להעריך הזדמנויות השקעה. במילים אחרות: האוטומציה של הנהלת החשבונות מאפשרת לארגון/עסק לקבל החלטות מונעות נתונים בביטחון.

* התמקדות ביוזמות אסטרטגיות: החיסכון לארגון בזמן ובמשאבים יקרים בזכות השימוש באוטומציה חשבונאית מאפשר לארגון להתמקד ביוזמות אסטרטגיות חדשות שיועילו לו להגביר את החדשנות ולתכנן אסטרטגיות חדשות במגמה להשתלב בשוק עולמי מתפתח ותחרותי. 

* הגנה מפני אובדן נתונים ומסמכים, פגיעות וירוסים, נגישות מיידית למידע, למסמכים ולנתונים מכל מקום 24/7.

* פינוי זמנם של מנהלי החשבונות לתת שירות ולייעץ ללקוחות במקום לבזבז זמן יקר על חישובים ומעקב אחר מסמכים ידנית.

* הלקוחות נהנים מגישה מקוונת לכל המסמכים החשבונאיים וכך יכולים לקבל בקלות ובמהירות החלטות עסקיות.

הבעיות שבאוטומציה של הנהלת חשבונות

* השקעה משמעותית של זמן, משאבים ומומחיות: הבעיה העיקרית של מעבר לאוטומציה חשבונאית היא יכולת ההסתגלות של הארגון/עסק למעבר מתהליכים ידניים למערכות אוטומטיות. ההשקעות הפיזיות שהארגון נדרש להן במעבר זה יכולות להיתקל בשמרנות מחשבתית, קושי להצטרף למהפכה הטכנולוגית על ידי עובדים המורגלים בשיטות העבודה הישנות, בעיות הכשרה של עובדים, וכמובן הפניית משאבי זמן וכסף של הארגון במהלך תהליך השינוי הארגוני – דבר שעלול לפגוע בעבודה השוטפת.

* איומי סייבר: ההסתמכות של הארגון/עסק על הטכנולוגיות החדשות מעורר תמיד חששות – שלפעמים מתממשים – מפני פגיעה באבטחת המידע ובפרטיות בעידן של איומי סייבר מתעצמים. בנוסף, המעבר לטכנולוגיות החדשות דורש מהארגון מעובדיו עמידה בתקנות מחמירות של הגנת המידע.

כל יתרונות האוטומציה ב-  CreditMatch

חברת CreditMatch, מפתחת פתרון התאמות כרטיסי אשראי במיזם המקיף בישראל, מספקת לעסקים את הפתרון המקיף ביותר להתאמות אשראי, הפועל לאורך כל שרשרת הסליקה כדי לספק התאמות בזמן מהיר, ולחסוך לעסקים זמן וכסף. החברה מעסיקה אנשי טכנולוגיה, בוגרי תעשיית ההייטק הישראלית ורואי חשבון מנוסים בעלי רקע מקצועי של שנים בניהול עסקים קטנים וגדולים.

מערכת הממשקים של CrediMatch להנהלת חשבונות מאפשרת קליטת נתונים ישירות למערכת הנהלת החשבונות או למערכת הניהולית של העסק בצורה אוטומטית וכך חוסכת זמן ומשאבי אנוש, לצורך הגעה לדיוק מרבי בקליטת נתונים לתוך מערכות ה-ERP השונות. המערכת תומכת בכל המערכות המובילות בשוק, לרבות SAP, חשבשבת, Priority, קומקס, אופטימה, אופרה, תפנית, ועוד. בנוסף, המערכת מספקת API גמיש המאפשר אינטגרציה לכל מערכת חשבונאית או ייעודית בשימוש העסק/ארגון. 

כדי לגלות את כל יתרונות המערכת – התקשרו והמומחים שלנו ישמחו לעמוד לשירותכם בהכוונה וייעוץ. טל' 073-2725050

תוכן עניינים

שתפו את הכתבה
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on linkedin
יניב עוז
יניב עוז

מאמר זה נכתב על ידי עוז יניב, רו"ח עם ניסיון של שנים בעולם האשראי והבנה עמוקה על תהליך האשראי בישראל.

ממליצים על מערכת התאמות אשראי